1. Base legal y ámbito de aplicación
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
2. Definiciones
Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante de servidor público. Por su naturaleza, los datos público pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos público, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
LEDP: Ley esta Estatutaria de protección de datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Autorización de la política de tratamiento
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de PROCALIDAD S.A.S. en los términos y condiciones recogidos en la misma. No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
•Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
4. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es PROCALIDAD S.A.S. cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Calle 127 D #70 D _06
Correo electrónico: info@procalidad.com
Teléfono: 7434711
5. Tratamiento y finalidades de las bases de datos
PROCALIDAD S.A.S., en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
En el “Anexo 1. Información de Bases de datos” se presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa, la información y características de cada una de ellas.
6. Derechos de los Titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causa habientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el
responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, u soy finalidad que les han dado a sus datos personales.
Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
• Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o
modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya
sido autorizado.
• Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten
inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
• Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización
previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
• Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el
incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
7. Atención a los Titulares de datos
El o la directora Administrativa y recursos humanos de PROCALIDAD S.A.S., será el Oficial de protección de datos para la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos, de acuerdo con el “Anexo 3. Roles y Responsabilidades".
Teléfono: 7434711
Correo Electrónico: cmalagon@procalidad.com
8. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular
8.1. Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos: Al menos una vez cada mes calendario.
Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, PROCALIDAD S.A.S. solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a PROCALIDAD S.A.S., enviado, mediante correo electrónico a: info@procalidad.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a PROCALIDAD S.A.S., la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo
representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Petición en que se concreta la solicitud de acceso o
consulta. Dirección para notificaciones, fecha y firma del
solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
Visualización en pantalla.
Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o
no. Fax.
Correo u otro medio electrónico.
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del
tratamiento, ofrecido por PROCALIDAD S.A.S.
Una vez recibida la solicitud, PROCALIDAD S.A.S. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
8.2. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a PROCALIDAD S.A.S., enviado, mediante correo electrónico a info@procalidad.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a PROCALIDAD S.A.S.
La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo
representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha asistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda debe mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
PROCALIDAD S.A.S. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ninGÚn caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Medidas de seguridad
PROCALIDAD S.A.S., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, PROCALIDAD S.A.S., mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje de la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por PROCALIDAD S.A.S., que están recogidas y desarrolladas en sus documentos de seguridad de la información (Tablas I, II, III y IV).
TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos
(Público, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)
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